1. Introdução
A legislação que regulamenta a atividade empresarial no Brasil é bastante extensa, obscura e lacunosa. As empresas sempre foram obrigadas a processar uma série de informações e documentos, e encaminhá-los aos mais diversos órgãos de fiscalização do governo.
Cada órgão ou entidade da administração pública fazia as suas próprias exigências e estabelecia as suas próprias regras e prazos. Assim, não havia padronização, e os departamentos das empresas estavam sempre com algum documento ou obrigação pendente, algo por fazer ou por entregar.
Não que esses documentos não fossem importantes ou que a prestação dessas informações pelas empresas não tivesse a sua relevância para o controle da atividade empresária para o exercício de direitos e para assegurar garantias trabalhistas. Acontece que a complexidade e o número de processos dificultavam o controle, inclusive por parte do governo.
No campo da medicina e segurança do trabalho, a situação não era diferente. As empresas deveriam processar e encaminhar aos órgãos fiscalizatórios vários documentos, cada um deles submetido a forma e prazo diversos.
A burocracia aumentava a informalidade e o inadimplemento das obrigações por parte das empresas, e essa desorganização trazia inúmeros inconvenientes, sobretudo para os trabalhadores, que se viam prejudicados na hora de exercer direitos trabalhistas, como o recebimento de adicionais de periculosidade e insalubridade, e previdenciários, como o requerimento de auxílio doença, auxílio acidente e aposentadoria especial.
Para simplificar e otimizar a prestação, o registro, o processamento, o acesso e a guarda desses documentos e informações foi criado o eSocial.
A ferramenta eletrônica desenvolvida pelo governo federal vai trazer importantes mudanças ao setor empresarial, e exigir nova postura e o aperfeiçoamento da gestão e dos processos internos das empresas.
Aqui vamos tratar dos impactos do eSocial na segurança do trabalho e mostrar como a empresa e os seus agentes devem se preparar para ficarem em dia com a legislação e evitar a incidência de penalidades.
2. O que é eSocial
O eSocial é o novo sistema criado pelo governo federal por meio do Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014.
Ele faz parte do chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e tem o objetivo de promover mais simplicidade e agilidade no processamento de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas pelas empresas brasileiras, facilitando o seu encaminhamento aos órgãos governamentais.
Qual a finalidade dessa ferramenta?
A ferramenta foi criada para otimizar e padronizar o envio, a validação, o armazenamento e o compartilhamento de todas as informações comerciais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias referentes à modalidade onerosa de contratos de trabalho.
O objetivo é que os documentos e informações prestados pelas empresas sejam armazenados em cadastro único, de caráter nacional.
Que relações de trabalho estão submetidas a registro?
Essas informações não precisam, necessariamente, se referir a relações de trabalho submetidas ao regramento da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A regra é que elas sejam relativas às relações formais de emprego, mas isso não é exclusividade.
Também podem ser cadastradas no eSocial informações sobre as categorias dos segurados especiais, dos prestadores de serviços em geral, dos trabalhadores cooperados e até mesmo de estagiários regidos pela Lei 11.788/2008.
Quais empresas são obrigadas a aderir ao eSocial?
O Decreto 8.373/2014, que institui o eSocial, o tornou uma ferramenta obrigatória para todas as empresas, independentemente do porte (pequena, média ou grande empresa), ramo de atividade (indústria, comércio, setor de serviços) ou segmento delas.
Nem os empregadores domésticos ficaram de fora do campo de incidência da norma. Eles também foram obrigados a utilizar a nova ferramenta eletrônica e devem cadastrar todas as informações relativas aos seus funcionários no sistema virtual do governo.
Que entidades fazem parte do sistema?
- a Caixa Econômica Federal — CEF;
- a Receita Federal do Brasil — RFB;
- o Instituto Nacional do Seguro Social — INSS;
- o Ministério da Previdência Social — MPS;
- o Ministério do Trabalho e Emprego — MTE.
Que informações serão cadastradas?
Deverão ser cadastradas no eSocial as mais relevantes informações, nos mais diversos tipos de obrigações empresariais: fiscais, trabalhistas, previdenciárias etc.
Assim, deverão ser informados ao sistema:
- o número de colaboradores em exercício na organização;
- a contratação e a dispensa deles;
- as funções que desempenham;
- a existência de condições especiais de trabalho;
- a ocorrência de acidentes de trabalho e demais sinistros;
- o faturamento da empresa;
- a arrecadação tributária;
- os riscos presentes no ambiente de trabalho;
- a incidência de doenças ocupacionais;
- acidentes de trabalho etc.
Antes da criação do eSocial, as empresas deveriam processar vários documentos e encaminhá-los aos mais diversos órgãos e entidades de fiscalização do governo, como o MTE, a Caixa Econômica, o INSS etc.
Quais documentos serão substituídos pelo cadastramento único da informações no eSocial?
- a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
- a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS);
- o CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho);
- a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
- o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
- a Comunicação do Seguro Desemprego, entre outros.
3. Mudanças provocadas pelo eSocial na segurança do trabalho
Para iniciar este tópico podemos adiantar que o eSocial não provoca mudanças na legislação referente à saúde e à segurança do trabalho.
Os cuidados exigidos pelas normas regulamentadoras quanto à salubridade, segurança e conforto do ambiente permanecem inalterados, devendo ser cumpridos por todas as organizações.
O que impacta na rotina das empresas a partir do eSocial é a forma como essas circunstâncias e condições serão informadas aos órgãos e autoridades competentes, os documentos indispensáveis que eram exigidos por lei e os prazos para o seu encaminhamento.
Acontece que muitas empresas não davam a devida importância à segurança e à saúde de seus trabalhadores.
Embora a Norma Regulamentadora n.º 4 exija que as empresas mantenham serviços especializados em engenharia de segurança e em medicina do trabalho, boa parte das organizações descumpre a exigência.
Com isso, nem sempre é feita a correta avaliação dos riscos presentes no ambiente laboral, e isso traz problemas em duas esferas jurídicas: trabalhista e previdenciária.
Se, por um lado, é direito do trabalhador executar as suas funções em um ambiente seguro e livre de riscos intoleráveis à sua saúde, segurança e integridade física, por outro a análise dos riscos tem impacto no direito previdenciário, pois interfere na fixação da alíquota da contribuição do SAT (Seguro contra Acidente de Trabalho), que é devida pelo empregador.
Então, o maior controle que o eSocial busca promover vai assegurar tanto direitos trabalhistas quanto arrecadação tributária pelo fisco.
Se, antes, as empresas deixavam de prestar informações exigidas pelo fisco e pelas autoridades trabalhistas, agora, a partir do eSocial, esses documentos deverão ser encaminhados imediatamente e cadastrados na plataforma digital, ficando à disposição de todos os órgãos consorciados.
A fiscalização do cumprimento das normas será muito mais intensa e eficaz, e as empresas que descumprirem as suas obrigações sofrerão imposições de elevadas multas.
Em termos práticos, vamos ver os reais impactos do eSocial na segurança do trabalho:
Serviço de segurança e medicina do trabalho
Como mencionamos, a NR 4, do Ministério do Trabalho exige que todas as empresas e órgãos públicos mantenham serviços especializados de segurança e saúde ocupacional.
Entretanto, muitas organizações descumpriam essa norma. Com o eSocial, a legislação terá mais eficácia, pois será preciso promover o registro dessas informações diretamente no sistema. Em caso de omissões ou erros nos dados informados, podem ocorrer fiscalizações por parte do MTE, acarretando a imposição de multas.
Portanto, as empresas deverão manter em sua estrutura tais serviços, pois todos os programas e laudos de cadastramento obrigatório no eSocial deverão ser analisados por esse departamento.
Com esse novo panorama, terá cada vez mais importância o técnico em segurança do trabalho, para que as organizações fiquem em dia com as suas obrigações legais.
Comunicação de acidente de trabalho
Antes do eSocial, em casos de acidente de trabalho, as empresas deveriam informar à Previdência Social tão logo ocorrido o sinistro. Mas essa falta de prazo dava margem para informações intempestivas.
Agora, o CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho) deixará de existir, e as informações relativas a acidentes de trabalho deverão ser informadas ao eSocial até o primeiro dia útil seguinte ao acidente.
Condições ambientais de trabalho
As empresas submetidas a fatores de risco deverão informar essa circunstância ao eSocial, bem como devem elencar quais trabalhadores estão expostos a eles e os equipamentos de proteção individual usados para mitigar ou proteger o colaborador.
As empresas devem cadastrar essa informação no sistema até o dia 7 do mês seguinte ao da ocorrência ou antes de enviar os dados sobre a remuneração dos trabalhadores.
Atestados de saúde ocupacional
Quanto ao direito do trabalho voltado para a segurança e saúde do trabalhador, por exemplo, a CLT exige a realização de exame admissional e demissional. Essa norma era bastante descumprida pelas empresas, que apenas realizavam o exame demissional, para conseguir dar baixa na carteira de trabalho do ex-empregado.
Agora, os atestados de saúde ocupacional devem ser cadastrados no eSocial até o dia 7 do mês posterior à sua emissão, sejam eles admissionais, demissionais, de mudança de função, atestados periódicos etc.
4. Vantagens da implementação do eSocial para funcionários e empregadores
Seria possível afirmar que a principal finalidade do governo federal ao criar o eSocial foi combater a sonegação fiscal e a grande informalidade das empresas brasileiras.
A burocracia fomentava o inadimplemento e fazia crescer a economia subterrânea no país. Para se ter uma ideia, o comércio informal movimentou 16% do PIB (Produto Interno Bruto) em 2016, mas esse dinheiro não gerou receita tributária direta para o governo.
Por isso, sem sombra de dúvidas, o maior objetivo do eSocial foi o de aumentar a arrecadação tributária.
Mas, embora a arrecadação tenha sido o principal objetivo, ela não foi o único, e é certo que o governo também visou facilitar a vida de empregados e empregadores do país, pois a redução da burocracia beneficia a todos.
Como vantagens do eSocial para os trabalhadores brasileiros podemos citar as seguintes:
Mais facilidade no exercício de seus direitos
O eSocial vai assegurar aos trabalhadores mais comodidade e facilidade na hora de exercitar os seus direitos.
O grande número de documentos e informações a serem prestadas sobre a rotina e as condições de trabalho dos funcionários faz com que as empresas se tornem inadimplentes e deixem de cadastrar dados essenciais sobre eles.
Com isso, os trabalhadores enfrentam dificuldade para comprovar tempo de contribuição previdenciária, condições especiais de trabalho, horas extraordinárias, trabalho noturno, acidente de trabalho etc.
Os principais obstáculos são relacionados aos direitos previdenciários e trabalhistas.
Além do mais, como a burocracia amplia a informalidade, e muitas empresas não têm sequer o cadastramento de sua atividade na Junta Comercial do respectivo estado, elas simplesmente não existem para o governo. Daí já dá para imaginar como fica a situação dos seus empregados.
O eSocial, assim, tem o mérito de facilitar o reconhecimento e o exercício de direitos pelos trabalhadores.
Controle e acompanhamento das informações
Como as informações ficarão registradas em um site na internet e a lei impõe aos órgãos públicos o dever de transparência, vai ficar mais fácil para os trabalhadores acessarem informações de seu interesse pessoal sobre suas condições de trabalho. Com isso, torna-se mais simples o controle e o acompanhamento dos registros feitos pelas empresas.
Para as organizações, o eSocial vai trazer os seguintes benefícios:
Simplificação de processos
Como mencionado, antes do eSocial as empresas eram obrigadas a processar vários documentos diferentes (muitas vezes sobre o mesmo fato) e encaminhá-los a diversos órgãos de fiscalização, como o MTE, a Receita Federal, o INSS etc.
O cadastramento único das informações no eSocial vai promover, então, uma racionalização de processos e simplificação das atividades.
Otimização da gestão
A simplificação de processos vai promover uma otimização da gestão empresarial, e o eSocial poderá, inclusive, se tornar mais um recurso para a tomada de decisões estratégicas pelas companhias.
Com o cadastramento e o acesso facilitado aos dados relativos à sua rotina e processos, as organizações poderão ter uma visão mais abrangente das suas especificidades e problemas. Assim, é possível comparar dados e criar novos indicadores no sistema.
Segurança jurídica
Um importante problema enfrentado pelas empresas é a imposição de penalidades pelo fisco ou a criação de passivos trabalhistas.
Em muitos casos, a legislação impunha à organização o dever de processar e guardar determinados documentos comprobatórios de condições de trabalho e atividades comerciais realizadas.
Se, no momento da fiscalização, o agente não conseguisse encontrar as informações e documentos que procurou, a empresa poderia sofrer penalidades e multas.
O eSocial vai resolver esse problema, pois as informações serão cadastradas no sistema e dispensarão o armazenamento de grande volume de papel. Isso, além de facilitar o armazenamento e a comprovação de situações ocorridas internamente, ainda vai ampliar a segurança jurídica, evitando imposições unilaterais pelo governo.
Economia de recursos
Essa desnecessidade de guardar documentos em papel, por exemplo, ainda vai reduzir os custos da empresa com a manutenção de arquivos, promovendo economia de dinheiro e de espaço dentro das organizações. Por meio das suas funções, o eSocial vai permitir que as empresas façam backup de todos os registros feitos no sistema virtual.
A legislação atualmente em vigor exige que os documentos sejam guardados por 30 anos! O eSocial vai acabar com esse problema.
5. Como adaptar a minha empresa ao eSocial
Até agora, só tratamos das vantagens e comodidades do eSocial para as empresas. Mas, a bem da verdade, é preciso deixar claro que ele também vai exigir uma mudança de postura das organizações, que terão que se adaptar às novas exigências e novas circunstâncias.
Como haverá o lançamento único das informações na plataforma eletrônica e os dados serão manuseados em conjunto pelos entes, é preciso atenção na qualidade, fidedignidade e tempestividade no envio dessas informações. Elas poderão servir de prova, tanto em benefício quanto em prejuízo da empresa.
Assim, para aproveitar os benefícios do eSocial sem posterior dor de cabeça, é preciso adaptar a empresa ao novo momento.
Veja algumas dicas de como fazer isso:
Manter a documentação em dia
Como todos os entes consorciados terão acesso aos registros, será possível fazer o cruzamento de dados e verificar incompatibilidades, inconsistências e atrasos no envio da documentação.
A fiscalização se tornará muito mais intensa e eficaz, e, para ficar regular, é preciso que a organização esteja com a documentação em dia, pois o lançamento dos dados deverá ser feito instantaneamente.
Fornecer informações completas
Com a informatização de todo o sistema será possível promover a verificação mais rápida de eventuais incongruências ou ausência de informações e documentos exigidos por lei.
Então, é preciso que as empresas prezem pela confiabilidade e completude das informações cadastradas, sob pena de sofrer fiscalizações ou multas impostas pelos órgãos fiscalizadores.
Ficar atento ao prazo de adesão
O eSocial é uma ferramenta de adesão obrigatória e deve ser implementado na data estabelecida pelo governo.
Por isso, é preciso que a empresa estabeleça estratégias para poder se adequar à nova sistemática, atendendo aos ditames da lei dentro do prazo fixado.
Para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, o eSocial torna-se obrigatório a partir de 1.º de janeiro de 2018. Para as demais organizações, a adesão deve ser feita até o dia 1.º de julho de 2018.
Realizar a qualificação cadastral
Antes de começar a utilizar as novas ferramentas do eSocial, a empresa deve realizar a qualificação cadastral de todos os seus empregados. Essa é uma importante etapa e serve para atestar a correspondência entre os dados dos colaboradores que constam nos assentos da própria empresa, com os dados encontrados na base do governo.
Para verificar erros e inconsistências — que podem levar à aplicação de penalidades —, o governo federal disponibiliza um aplicativo para auxiliar as empresas a promoverem a identificação correta dos seus funcionários no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
Bastará que ela informe o número do CPF, o NIS, o nome e a data de nascimento dos seus empregados, e o sistema fará verificação cadastral e validação dos dados.
Treinar os colaboradores para operar o novo sistema
Para se adaptar ao novo sistema, é preciso, ainda, que a organização se prepare para lidar bem com ele e dominar as suas funções. Além do mais, será preciso uma verdadeira mudança de cultura dentro das organizações.
As informações devem ser registradas no eSocial em tempo real. Por isso, esse novo momento vai exigir que os setores da empresa estejam todos em dia com os seus processos, evitando-se pendências.
Para dar conta das novas demandas, então, os colaboradores precisam estar familiarizados com a nova rotina de processos, tanto em relação à forma de operarem a ferramenta eletrônica quanto à forma de se organizarem internamente para não perderem os prazos e ficar em dia com a lei.
Isso vai exigir treinamento e dedicação por parte de toda a equipe.
6. Conclusão
Como vimos, o eSocial surgiu para simplificar, dinamizar e racionalizar os processos de fornecimento, cadastramento, acesso e guarda de informações essenciais pelas empresas, contribuindo para a redução da burocracia.
Por meio de um processo informatizado de envio unificado de informações, o governo federal visa assegurar aos trabalhadores meios mais eficazes para o acesso e a defesa dos seus direitos, e aos empregadores uma forma mais racional e eficiente de promover a escrituração das suas obrigações.
Na área da segurança do trabalho, o Decreto 8.373/2014 não trouxe modificações nos processos e documentos exigidos, mas na forma como eles são cadastrados no sistema e no momento em que os eventos laborais (sinistros e acidentes de trabalho) são informados às autoridades responsáveis.
Para atender aos ditames legais, é preciso, então, zelar pela qualidade e segurança do ambiente de trabalho, pois as fiscalizações continuarão acontecendo. Além do mais, um local de trabalho seguro e saudável é direito fundamental do trabalhador, e as empresas devem assegurá-lo.
Viu só como o eSocial vai trazer significativas mudanças na área de segurança do trabalho? É preciso que as organizações estejam em dia com as suas obrigações, e a melhor forma de fazer isso é contando com equipamentos e instrumentos adequados à proteção da sua equipe.
A Previnsa é uma empresa líder em treinamento e prevenção de acidentes dentro das empresas. Entre em contato conosco e faça uma avaliação das condições de trabalho da sua organização. Teremos prazer em atendê-lo!
