Imprevistos acontecem, mas quando se está preparado para eles, os danos podem ser bem menores. Assim, um plano de emergência é essencial para se resguardar dos efeitos de possíveis acidentes.
Saber o que fazer em situações críticas e inesperadas pode ser a diferença entre a solução e o desastre. Desse modo, é preciso estar preparado para enfrentar desafios que as vulnerabilidades existentes por vezes provocam.
Continue a leitura e saiba como fazer um plano de emergência para sua empresa.
O que é o plano de emergência?
Cada empresa, em função das atividades que desenvolve ou do local onde está instalada, se encontra sob determinados riscos de acidentes ou de imprevistos. Esses, por sua vez, podem ser identificados e avaliados com o intuito de prover as iniciativas e os recursos necessários para seu enfrentamento.
Essa é a maneira de se pensar no assunto e de se preparar para saber o que fazer quando acontecer um imprevisto. Esse trabalho preventivo, quando consolidado em uma organização e transformado em um documento orientador para as ações pertinentes, constitui o plano de emergência da empresa.
Tal documento indica tudo o que deve ser feito, apontando os riscos internos e externos e as iniciativas que são necessárias antes, durante e após cada evento.
Essas medidas envolvem, entre outras, a capacitação dos colaboradores, a disponibilidade de recursos e os procedimentos que deverão ser adotados. A partir dessas orientações, toda a empresa se prepara para quando a emergência surgir.
É preciso levar em conta que o plano deve ser exercitado de modo que todos saibam como agir. Por sua vez, alguns colaboradores terão um papel a desempenhar em uma emergência e devem conhecê-lo muito bem.
Qual o objetivo desse plano?
Quando se fala de plano de emergência, é muito comum fazer referência a um plano de combate a incêndios. No entanto, é claro que um incêndio não é a única emergência que pode ocorrer envolvendo a empresa e a realidade está bem distante disso.
Na verdade, há uma falha de prevenção quando se impõe limites dessa natureza, deixando de abordar mais amplamente as fragilidades existentes. Um plano de emergência deve avaliar qualquer situação de risco significativa para a organização e seus trabalhadores.
Desse modo, sua finalidade é a proteção da vida dos colaboradores da empresa, assim como do patrimônio e do meio ambiente. Quando bem elaborado, seus principais objetivos podem ser assim relacionados:
- identificar os principais riscos e vulnerabilidades existentes internamente e no entorno;
- apontar as ações que devem ser tomadas nas emergências que elenca;
- sensibilizar todo o corpo de colaboradores para estar sempre preparado;
- capacitar os colaboradores para as ações de emergência;
- possibilitar um nível de segurança capaz de ser mantido e operacionalizado;
- dispor de pessoal, recursos e meios para as iniciativas pertinentes na ocorrência de imprevistos;
- limitar os efeitos negativos de imprevistos e contingências.
Quando ele é indicado?
Sempre! Não há circunstância em que o plano de emergência não seja indicado ou seja dispensável. Dessa forma, sua elaboração e implantação devem ocorrer já, se ainda não foram providenciadas.
Nesse sentido, é preciso levar em conta que emergências e imprevistos surgem a qualquer momento e, portanto, o plano deve estar sempre disponível e atualizado. Aliás, a necessidade de permanente atualização é indispensável.
Afinal, novas suscetibilidades podem aparecer na própria empresa ou em suas proximidades. Por exemplo, um novo processo de produção pode ter sido implantado recentemente com riscos diferentes daqueles antes existentes.
Da mesma forma, novas abordagens preventivas mais eficientes podem estar disponíveis e, nesse caso, poderiam ser incorporadas às iniciativas emergenciais planejadas pela empresa. Além disso, toda vez que mudanças significativas acontecerem na empresa, é preciso revisar o que foi planejado para emergências.
Leve em conta que, para planos de emergência contra incêndio, existe legislação aplicável. Assim, em nível nacional, deve ser observada a NBR 15219, da ABNT, enquanto que, para o estado de São Paulo, também se aplica a Instrução Técnica nº 16/2018, do Corpo de Bombeiros.
Como elaborar um plano de emergência?
A decisão de implementar um plano de emergência na empresa deve resultar principalmente da conscientização de seu uso como um instrumento de prevenção. Ao mesmo tempo, deve ser considerada a sua real implementação, uma vez que não teria sentido limitá-lo a algumas páginas guardadas em uma gaveta.
Essencialmente, a elaboração de um plano de emergência comporta 5 fases principais:
- identificação e avaliação das vulnerabilidades;
- avaliação dos recursos necessários;
- definição da composição do plano;
- implementação do plano;
- revisão e atualização permanentes.
A seguir, veja, de forma detalhada, cada uma dessas etapas.
1. Identificação e avaliação das vulnerabilidades
O primeiro passo consiste no diagnóstico de vulnerabilidades existentes internamente na organização, assim como externamente, em suas proximidades. Essa fase é realizada por meio de um levantamento de possíveis situações de risco e condições que poderiam favorecer a ocorrência de acidentes.
Uma vez relacionados os diversos pontos que poderiam gerar emergências, cada um deles precisa ser avaliado quanto às possíveis ações para serem eliminados. Com isso, já se conhecem os riscos de situações inesperadas e o que fazer se ocorrerem.
2. Avaliação dos recursos necessários
Tomando por base os riscos e vulnerabilidades identificados, deve-se avaliar a necessidade de ferramentas, instrumentos e materiais para as respectivas soluções emergenciais. Ao mesmo tempo, é preciso deixar explícito onde estão esses recursos e como acessá-los em uma contingência.
Por vezes, essas soluções não são instrumentais, mas operacionais ou estruturais como uma saída de emergência ou o botão de acionamento do alarme de incêndio. Em qualquer caso, é preciso considerar a capacitação para utilização dos recursos que forem disponibilizados.
3. Definição da composição do plano
Identificados os riscos e definidos os recursos necessários para a solução da emergência, deve ser organizado o plano. Nessa fase, é essencial uma planta baixa das instalações para a localização de passagens, saídas, recursos disponíveis e qualquer outra informação relevante, além do mapa de risco de cada área.
Além disso, é imprescindível que todos os envolvidos saibam quem deve acionar quem, ou seja, para determinada situação, qual é a responsabilidade de cada um. Os exercícios e treinamentos posteriores darão maior precisão a essa fase com o aprimoramento do plano.
4. Implementação do plano
Uma vez pronto, a implantação do plano deve iniciar com a capacitação, primeiramente, dos que estão diretamente envolvidos. Esse cuidado deixará claras as funções de cada um, ao mesmo tempo em que ampliará a precisão de ações importantes com a participação gradativa de mais pessoas.
Em seguida, os trabalhos de comunicação interna e externa, de orientação e treinamento e de esclarecimento de detalhes passam a ser permanentes e periódicos. A coordenação com socorros externos deve ser organizada para não haver falhas nos acionamentos quando necessários.
5. Revisão e atualização permanentes
Sempre que houver alteração nos processos, mudanças estruturais e inclusão de novos colaboradores, o plano de emergência deve ser revisto. Assim, sua atualização é permanente e com periodicidade pelo menos anual.
Um plano de emergência, portanto, deve ser bem planejado e muito bem divulgado na empresa. Além disso, todos precisam ser treinados para qualquer demanda emergencial que surgir. Considere, portanto, a assessoria de uma empresa experiente e habilitada, com vistas a garantir um plano de emergência que alcance os resultados necessários.
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