No ambiente corporativo, tempo investido ou desperdiçado se reflete em lucro ou prejuízo. Essa realidade faz com que a busca por métodos e mecanismos capazes de aumentar a produtividade se torne uma corrida priorizada. Por sua vez, a gestão à vista surge como uma prática em prol de resultados garantidos.
Não se trata de uma novidade no mercado ou de mais um título sofisticado na série de “gestões” da modernidade. Essa forma de administrar tem estruturas tão simples quanto sólidas e, caso seja considerada em todos os seus pilares, pode trazer mais resultados do que o esperado.
A gestão à vista é a disponibilização de informações relevantes para gestores e colaboradores, favorecendo as decisões futuras com base em dados confiáveis e atualizados.
Como consequência, as empresas que implementam esse tipo de sistema acabam eliminando os prejuízos que vêm da desinformação. E, acredite, essa é a raiz da maioria dos problemas operacionais.
Está pronto para entender melhor essa metodologia de forma didática e prática? Então continue acompanhando este post e confira!
O que é gestão à vista ou visual management?
Como começamos a abordar acima, a gestão à vista consiste em um modelo voltado para que a equipe tenha acesso aos principais itens de controle na empresa.
Trata-se da visualização desses dados por meio de gráficos, tabelas, checklists e outros formatos, de maneira simples e rápida em lugares de comum convivência.
Por mais simples que possa parecer, a exposição da gestão precisa ser entendida em seus mais profundos significados, antes de ser aplicada na corporação. Caso contrário, poderá surtir efeitos contrários ao esperado.
A necessidade de disponibilizar informações relevantes para cada departamento é um exemplo de conceito que precisa ser bem acompanhado. Um deslize nesse quesito, os colaboradores terão um volume excessivo de informações que causará o desinteresse pela prática.
Outro ponto, que abordaremos com mais detalhes, é a definição dos indicadores utilizados, assim como suas identificações. A visualização dos dados precisa ser eficaz e sem demora.
Ao apostar na gestão à vista, é possível acompanhar o desempenho de cada setor empresarial de forma sistemática e, ao mesmo tempo, com envolvimento humano. Isso abre caminho para o reconhecimento de melhorias necessárias e pontos de risco que impactam no fluxo do caixa.
A seguir, listamos algumas das maiores vantagens dessa metodologia. Acompanhe e reflita se a sua empresa precisa de treinamento nessas áreas:
Controle de metas e análise de riscos
Uma das principais características da gestão à vista é que, independentemente da ferramenta implementada, costuma-se divulgar, no quadro central, o quanto falta para cada colaborador alcançar sua meta.
A partir da verificação de informações como essas, é possível não apenas manter o controle das metas, como também atuar na correção de desvios, falhas na operação, ajustes de processos e tudo o que aparecer como um impedimento para a conquista dos objetivos traçados.
A análise de riscos e oportunidades acaba se tornando uma vantagem poderosa na mão do gestor que souber trabalhar para resolver os gargalos entre setores e equipes.
Engajamento da equipe
Pode parecer um ato muito comum ou até mesmo ineficiente. Entretanto, a visualização constante das metas e objetivos do negócio tende a surtir um grande efeito entre as pessoas envolvidas.
Ao ver e compreender os dados expostos, os colaboradores se tornam mais dispostos a empenhar esforços para obter os resultados definidos. Esse senso de participação é ainda mais aumentado a partir do momento em que todos passam a ver a instituição como uma entidade transparente e digna de confiança.
A partir de então, as equipes podem checar seus resultados com clareza e coletividade, se dando conta da importância do trabalho e batalhando para superar os próprios desafios.
Visão globalizada da empresa
Obter uma visão geral do empreendimento, no que diz respeito às tarefas e metas com tanta clareza e baixo custo de investimento, é um privilégio incrível.
Se você trabalha com gestão, deve saber que não existe uma melhor forma para se trabalhar do que com dados críveis e informações reais sobre o que acontece na empresa.
A gestão à vista possibilita que os líderes e colaboradores enxerguem exatamente onde se encontra cada falha. E esse é um ganho que não se conquista facilmente no mercado.
Eficiência na tomada de decisões
Fazer escolhas com base em suposições não é uma prática recomendada no ambiente corporativo. Afinal de contas, a intuição nem sempre funciona quando a empresa precisa de resultados sólidos e medidas arriscadas.
Problemas ligados à falta de conhecimento só podem ser resolvidos por meio de uma boa administração da informação. Por exemplo, para assegurar que os funcionários estejam trabalhando de acordo com as normas regulamentadoras, é preciso que eles a conheçam.
Com os painéis de gestão, as decisões tomadas no dia a dia de trabalho passam a se basear em indicadores e números exatos, revestindo os processos com assertividade e profissionalismo.
Concentração em pontos de foco
Outra faceta desse método é a capacidade de identificar quais os processos que merecem mais atenção antes que alcancem níveis mais críticos.
Isso acontece porque os quadros e monitores controlam prazos e responsáveis, permitindo uma visão mais ampla das etapas que dividem os procedimentos.
A concentração em pontos alarmantes facilita a prevenção de acidentes, impulsionando líderes e colaboradores a darem passos em direção aos possíveis erros.
Por que esse método aumenta a produtividade?
Abrimos este artigo falando sobre produtividade, um dos bens mais desejados em todos os tempos, por todas as empresas. Mas se você ainda está se perguntando como a gestão à vista potencializa a conquista desse benefício, vamos explicar melhor neste tópico.
Antes de tudo, não pode haver dúvidas de que produtividade é a capacidade de se produzir mais em menor tempo. Certo?
Agora imagine como seria possível para um colaborador aumentar a produção e remir o tempo sem conseguir enxergar com clareza as etapas dos processos produtivos.
Quer ir mais além? Então pense na dificuldade de ser produtivo quando não existe controle sobre prazos ou quando ninguém sabe quais são as metas estabelecidas e onde a empresa quer chegar com tudo isso.
Difícil, não? Pois é. Uma equipe só se torna produtiva quando há consciência completa de seus objetivos e metas. Além disso, é preciso que elas saibam o quanto estão sendo produtivas ou não, por isso, a gestão à vista oferece a chance para que os times se comparem e se ajudem.
Vale lembrar que essa comparação precisa ser sadia e estimulada dentro de parâmetros planejados. Quanto mais os setores se integrarem à metodologia, melhores serão os resultados.
Portanto, é errado achar que essa ferramenta só funciona com equipes de venda. Ela pode, sim, integrar toda a equipe operacional e administrativa, abordando prazos, logística, qualidade, custos e eficiência.
A gestão à vista propicia os resultados aguardados porque equilibra questões simples com agilidade e aplicação básica. Os resultados não são demorados. Eles começam a surgir conforme o projeto é implantado na corporação, o que ajuda a manter a sua equipe motivada.
Quais indicadores devem ser priorizados em uma gestão à vista?
A definição de indicadores adequados é uma fase essencial do processo de implantação dessa ferramenta. Junto a isso, fica a necessidade de estabelecer os padrões visuais de forma funcional.
Deve haver um cuidado com o excesso de informações compartilhadas. Para ajudar nisso, você pode levantar uma lista com o que é, de fato, relevante para os grupos de trabalho. Nessa empreitada, uma boa ideia é delegar a tarefa de coleta dos dados reais para uma equipe escolhida a dedo.
No sistema de gestão à vista, é possível elaborar painéis para apontar as metas semanais ou mensais, indicando as porcentagens atingidas. Assim, cada colaborador poderá se sentir estimulado a cooperar para o sucesso da empresa.
Os indicadores expostos precisam ser do interesse de quem visualizará, estabelecendo necessidade de controle. Por isso, defina informações que chamarão a atenção de quem passar onde a ferramenta visual ficará inserida. Caso contrário, o sistema não trará o efeito esperado.
Se você já tentou incorporar outras práticas de gestão em sua empresa como iniciativas para preservar a segurança e medicina do trabalho, é muito possível que tenha encontrado dificuldade de se conectar com os colaboradores da forma desejada.
Isso acontece, pois além dos funcionários precisarem enxergar a vantagem do exercício, eles precisam sentir que fazem parte do processo. Estude possibilidades de oferecer autonomia para que as pessoas participem da gestão à vista contribuindo de forma prática para o sistema. Como gestor, seu papel é investir em capacitação para desenvolver os funcionários e proporcionar segurança no dia a dia do trabalhador.
Como implementar a metodologia com sucesso?
A instabilidade atual entre a maioria dos mercados tem requerido um comportamento enxuto dos investimentos nas corporações. Quando se trata de aplicar tempo, expertise e dinheiro em um método de gestão, erros não são aceitos.
Por outro lado, a urgência pela assertividade na tomada de decisões favorece a implantação de um sistema enraizado na confiabilidade de fatos e dados visando diferenciar o sucesso e o fracasso dos processos internos e externos.
A escolha pela gestão à vista é uma resposta para quem deseja solucionar questões estratégicas e tomar decisões corretas. Contudo, é também fundamental que as implicações dessa metodologia sejam contempladas para que haja sucesso na investida.
O primeiro passo ao decidir implantar esse tipo de gestão é ter a plena consciência de que sem informações de interesse do colaborador, não haverá engajamento. Quais dados os funcionários precisam conhecer para desempenharem suas atividades de forma transparente? Que indicadores podem refletir, de fato, a produção individual e coletiva? Como fazê-los perceber o tempo desperdiçado?
Cada informação deve ser discriminada de acordo com o departamento certo, relacionando, sempre que possível, o trabalho dos colaboradores e os indicadores do empreendimento de maneira perceptível.
Por outro lado, é preciso ter cuidado com o que a empresa decide divulgar. Deslizes nessa etapa podem resultar em interpretações erradas, comparações indevidas e o insucesso da administração.
O lucro é um exemplo de informação que pode trazer problemas, caso seja exposta. Além de incompreendido, o cálculo poderá fazer com que as pessoas decidam pedir um aumento, se apavorem ou desconfiem da idoneidade da informação. Evite esse tipo de problema e foque em dados como o índice de crescimento de novos clientes no mês, o número de inadimplentes, indicadores de perdas de matéria prima e dados do tipo.
Além disso, os líderes devem estar devidamente prontos não só para utilizar a ferramenta, mas também para espalhar essa cultura entre os seus colaboradores. Não se esqueça de organizar um time responsável para reunir todas as informações com segurança e alimentar os padrões definidos com constância.
Com isso em mente, não será muito difícil partir para a prática com expectativas de sucesso! Restará apenas definir como aplicar esses conceitos no cotidiano do trabalho. Vamos conhecer os principais métodos?
Como aplicar a gestão à vista na prática?
Atuação interna
A atuação dentro das unidades físicas da empresa garante um controle maior das atividades que estão sendo executadas a cada momento.
Nos exemplos seguintes, você verá como a difusão de informações pode ser mais simples do que parece. Vale destacar que, nesse caso, simplicidade está bem longe de significar ineficiência.
Os métodos mais utilizados são:
Kanban
O Kanban é um dos sistemas de gestão à vista mais utilizado pelo mundo. De origem japonesa, ele é composto por três campos básicos:
- to do (para fazer);
- doing (em execução);
- done (finalizado).
Além dos campos principais, podem ser feitas inserções, dependendo do planejamento estratégico de cada instituição. Cada campo determinado deve ser preenchido com as informações sobre uma tarefa descrita em um cartão ou post-it. Junto com a descrição, deve ficar o nome do responsável pela atividade e a hora em que o pedido foi feito.
O ideal é que conforme o colaborador desenvolva o trabalho, ele mesmo tenha autonomia para reposicionar o cartão no campo adequado, registrando uma próxima tarefa e movimentando a fila.
Muitas empresas utilizam as cores do semáforo para dar destaque ao significado dos campos. Já que estamos falando de uma gestão com características visuais, a iniciativa vale muito a pena. Dessa maneira, o verde indicará que a produção vai bem, o amarelo apontará que a tarefa requer atenção e o vermelho ressaltará que a situação chegou em níveis críticos.
Dentre os benefícios que o Kanban pode trazer para as empresas, destacamos os seguintes:
- limitação de gastos desnecessários;
- distribuição de tarefas;
- redução da ociosidade entre os colaboradores;
- aumento da produtividade;
- visão ampla do fluxo de tarefas;
- auto responsabilização;
- engajamento e colaboração entre as equipes;
- percepção apurada sobre os prazos.
Para calcular a eficiência do sistema Kanban é preciso observar o número de post-its posicionados no painel. Se a quantidade de papéis colados nas fileiras “para fazer” e “fazendo” for sempre superior à coluna das tarefas concluídas, há um problema no fluxo da cadeia.
Portanto, uma das grandes vantagens da aplicação do sistema de gestão à vista por meio do Kanban é a garantia de otimização do processo produtivo. Para que ela aconteça, você deve considerar os fatos abordados neste artigo, bem como a importância da realização das tarefas no período estipulado.
Dashboards (Painéis de gestão)
Eles são conhecidos como quadros de gestão à vista e também são muito comuns em empresas que investem na implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade. Essa alternativa para o uso da gestão à vista se baseia na disposição de painéis que reúnem dados a respeito de uma série de indicadores, possibilitando a competição sadia entre as equipes, a qual já mencionamos anteriormente.
Os dashboards devem ser atualizados constantemente, assegurando sempre o valor das informações. Assim, eles poderão cumprir um dos principais objetivos da gestão à vista que é entender, em poucos passos, o que está ocorrendo na empresa.
Atualmente, o mercado possui diversas opções de painéis específicos para a aplicação dessa metodologia, oferecendo estilos de acordo com os segmentos e estratégias corporativas. Caso não possa adquirir um modelo selecionado, você pode utilizar, até mesmo, um quadro branco e criar as tabelas desenhando com pilotos coloridos.
Informações como prazos, responsáveis, metas, planos de ação, status e motivos podem ser organizadas em linhas paralelas. Lembre-se de inserir apenas o que for relevante para o setor de forma que os colaboradores tenham ação sobre as metas. É importante que, como gestor, você permaneça sempre atento às oportunidades de melhoria nos procedimentos implantados.
Quando você começar a usar a ferramenta, é possível que identifique alterações necessárias como: informações em excesso, formas de captar a atenção, local de exibição ou o layout da tabela.
Quanto mais as pessoas da empresa se envolverem com a atividade, melhor será para a percepção de melhorias, até mesmo, nas metas estabelecidas. Aliás, essa pode ser uma vantagem explorada na hora de estimular a participação das equipes. Afinal de contas, uma vez que a gestão à vista é instalada, os problemas que atrapalham o fluxo de trabalho dos próprios colaboradores ficam mais evidenciados e podem ser, finalmente, tratados.
Softwares especializados em gestão à vista
Caso sua empresa esteja disposta a investir financeiramente na implantação de uma metodologia com todas essas promessas, existem dezenas de softwares disponíveis no mercado.
Por meio de sistemas computadorizados, já é possível inserir a cultura da gestão à vista nas empresas, integrando telas e contando com uma informação ainda mais exata. Com o avanço da tecnologia, os softwares mais famosos agora possibilitam que as informações sejam acompanhadas em tempo real por meio de monitores instalados em pontos estratégicos da empresa.
Dados como a comparação da carga de trabalho da equipe com a média de toda a organização podem ser disponibilizados com precisão, além do número de tarefas abertas, em andamento ou concluídas. Basta que o usuário esteja logado para acompanhar as informações — automaticamente, de acordo com a hierarquia devida. Caso seja um gestor, por exemplo, ele poderá optar por conferir todas as equipes relevantes.
Atuação externa
De acordo com o tipo de atividade principal, inúmeras empresas precisam que seus colaboradores atuem fora das dependências internas. Nesse caso, o acompanhamento da eficiência torna-se mais difícil, exigindo práticas repaginadas.
Contratempos como a resolução de problemas pessoais no tempo do trabalho, interferência nos turnos e omissão de atrasos são alguns exemplos de dificuldades que devem ser combatidas.
A gestão à vista é um método essencial para auxiliar no combate às atitudes comportamentais que podem prejudicar o empreendimento. Para ser implantada no ambiente externo e melhorar a produtividade da empresa, o ideal é que a ferramenta esteja alinhada à tecnologia.
O uso dos softwares de gestão permite que informações sejam monitoradas de qualquer lugar por meio de smartphones, tablets e notebooks. Essa é a melhor forma de fazer com que os funcionários acompanhem suas próprias metas em tempo real, gerindo as responsabilidades diárias.
Dependendo do sistema adquirido, os colaboradores poderão atualizar o painel da gestão utilizando um ponto móvel. Com todo o aparato tecnológico, será bem difícil impedir que os funcionários informem aos gestores as informações necessárias a cada visita ou reunião atendida.
Dentre os benefícios que envolvem o profissional externo, os líderes poderão contar com a diminuição da ociosidade, redistribuição de tarefas e organização de agendas mais proveitosas.
Conclusão
Esperamos que você tenha compreendido que a gestão à vista tem como objetivo a rápida compreensão do cenário atual da empresa. Nesse sentido, ela busca compartilhar e apresentar os indicadores de desempenho do empreendimento de forma facilmente observável, aumentando assim o senso de responsabilização entre os colaboradores.
Portanto, se a sua empresa precisa dar uma guinada em direção à produtividade, refletir sobre uma nova forma de distribuição de informações pode ser o caminho certo a ser trilhado. A transparência nos processos que gera a real motivação dos funcionários contribuirá para resultados acompanhados por tomadas de decisão baseadas em certezas, em vez de achismos.
A gestão à vista trabalha para fornecer dados de maneira evidente, simplificada e prática, buscando melhorias na qualidade da comunicação. Essas características têm tudo a ver com os princípios da saúde e segurança no trabalho. Afinal, os valores preventivos estão ligados à clareza das informações, união entre os colaboradores e treinamento adequado.
Se você busca vivenciar os benefícios da gestão à vista, administrar melhor o seu tempo, antever problemas e garantir a eficácia dos trabalhos executados, entre em contato com a Previnsa e conheça as opções para transformar a cultura do seu ambiente de trabalho por meio da prevenção.
