As nossas leis trabalhistas são cercadas por portarias, decretos e outros recursos que, por vezes, podem confundir os gestores das empresas. Isso normalmente acontece durante o preenchimento dos diversos documentos que devem ser encaminhados para outras instituições ou órgãos públicos. Nesse sentido, uma dúvida que tem sido bastante recorrente na atualidade é: o que é PPP?
O PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) é um documento obrigatório que deve ser elaborado por todas as empresas, independentemente do seu tamanho, do número de funcionários e do grau de risco das atividades nelas exercidas. Esse formulário existe há mais de uma década, portanto, não é uma novidade.
Durante esse período o PPP passou por alterações, tornando as exigências e a forma de apresentação menos restritivas. Então fique atento: se a sua empresa não está preenchendo esse formulário, vocês estão cometendo infrações diante da legislação da Previdência Social e, além disso, prejudicando seus funcionários. Entenda que alegar falta de conhecimento das leis não é justificativa diante de causas judiciais e não alivia as punições previstas.
Neste artigo vamos falar tudo sobre esse documento que está relacionado com o INSS e o eSocial. Preparamos dicas de como preenchê-lo, pois caso não seja elaborado ou encaminhado da maneira correta pode prejudicar tanto funcionários quanto empresas — sendo que estas são submetidas a penalizações, como multas. Portanto, evite transtornos e fique atento ao material que preparamos para você. Acompanhe!
O que é PPP?
O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento em formato de formulário que deve ser preenchido por toda empresa que tem funcionários em seu quadro profissional. Foi criado em 2004 e é de caráter sigiloso e individual, ou seja, cada empregado deve ter o seu.
Esse documento deve ser apresentado sempre que for requisitado pelo próprio funcionário, no período de solicitação de sua aposentadoria; e pelo INSS ou outro órgão competente para devidas vistorias, após a demissão de qualquer empregado. Apenas estabelecimentos que são optantes do Regime Próprio de Previdência Social (RPPS) não são obrigados a encaminhar o PPP.
Anteriormente, o formulário era exigido apenas para colaboradores que precisavam comprovar atividades que viabilizavam a concessão de aposentadoria especial (15, 20, 25 anos de contribuição), por estarem expostos a agentes provenientes de atividades nocivas à saúde e integridade física — fossem eles, químicos, físicos, biológicos ou em associação. Nessa época deveriam ser preenchidos os formulários SB-40, DISES 5235, DSS 8030, DIRBEN 8030.
Hoje, deve ser apresentado independentemente do tamanho da empresa, do número de funcionários e da atividade exercida por ambos, esteja o empregado exposto ou não aos agentes nocivos à saúde. A Lei nº 8.213/91, com redação dada pela MP nº 1523 de 13/10/96, a qual resultou na Lei nº 9.528/97, não excepcionou nenhuma categoria.
No PPP consta um histórico da vida laboral do trabalhador, como: serviços realizados, tempo na empresa, registro do ambiente de trabalho, exames médicos, riscos a que foi submetido dentre outros dados que forem necessários serem citados. Esse documento também colabora no desenvolvimento de programas de vigilância sanitária e epidemiológica, além de gerar políticas em saúde coletiva.
Qual a finalidade e para que serve?
O PPP é um formulário que foi criado com a finalidade de fornecer informações para o INSS na época de concessão de aposentadoria dos trabalhadores. Dentre elas podemos destacar:
- comprovar as condições para que os trabalhadores possam requerer benefícios da Previdência Social, especialmente no que se refere à aposentadoria especial;
- oferecer para o trabalhador provas produzidas pelo empregador relativas às condições do trabalho que é realizado na empresa;
- mostrar para a Previdência Social uma possível condição nociva no trabalho que garanta ao colaborador o direito à aposentadoria especial;
- propiciar para a empresa meios de prova produzida por ela mesmo em tempo real, para que esta possa organizar e individualizar as informações presentes em seus diversos setores ao longo dos anos.
Com isso, os dados constantes nesse documento servem para preservar os direitos do trabalhador, garantindo o tempo de aposentadoria compatível com a sua função, além de evitar fraudes na Previdência. Dessa maneira, tanto empregados quanto patrões são beneficiados quando atendem a essa legislação.
Qual a relação do PPP com a saúde e segurança do trabalhador?
O PPP, ao ser elaborado, deve contemplar os riscos informados no PPRA (Programa de Proteção dos Riscos Ambientais) e o resultado dos exames do PCMSO (Programa de Controle Médico da Saúde Ocupacional). Esse documento também informa os agentes químicos, físicos e biológicos que podem gerar riscos, além de relacionar os equipamentos de proteção individual (EPIs) a serem utilizados por cada funcionário.
Isso tudo provoca uma relação do PPP em segurança do trabalho dentro dos ambientes laborais, pois obriga as empresas manterem a política de segurança do trabalho sempre atualizada. Saiba que o INSS pode a qualquer momento cobrar os dados que estão ali lançados, como nota fiscal de EPIs e treinamentos para sua correta utilização, por exemplo.
Qual a importância do PPP para as empresas?
O PPP veio para assegurar e garantir os direitos dos trabalhadores. No entanto, as empresas também colhem benefícios ao preencher esse documento. Isso porque os dados ali lançados servem de prova para a empresa na Justiça Trabalhista diante de reivindicações ilegítimas — seja por erro ou má-fé de algum ex-funcionário.
Como fica o PPP com o eSocial?
O eSocial é uma ferramenta tecnológica que possibilita às empresas enviarem informações dos seus funcionários por meio de formulários on-line. Faz parte de um programa conhecido por Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Quando é preenchido, suas informações são direcionadas para quatro instituições com seus respectivos documentos:
- Receita Federal — DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
- Caixa Econômica Federal — SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
- Ministério da Previdência Social — GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS), CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) SEFIP;
- Ministério do Trabalho — RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), Seguro Desemprego e demais programas sociais.
No eSocial existem tabelas para cada tipo de documento. Isso faz com que esses dados fiquem todos centralizados e coerentes.
O PPP no eSocial é preenchido em tabelas que são denominadas eventos. Ao longo da vida laboral dentro da empresa, os dados das atividades relacionadas a cada funcionário devem ser lançados nessa ferramenta, tendo como base PPRA, PCMSO e LTCAT (documentos exigidos para funcionários em regime de CLT). Os dados devem ser atualizados anualmente ou em caso de mudança de função/ambiente laboral.
Antes da criação do eSocial, cada documento era enviado separadamente para seu órgão de destino e em períodos diferentes. Agora, podem ser alimentados no software e atualizados evitando divergências de informações. Atualmente essa plataforma eletrônica é obrigatória para todos os tipos de empresa, inclusive para pessoas físicas que têm empregados domésticos trabalhando em suas residências, por exemplo.
Algumas informações mudaram a sua forma de apresentação, pois eram enviadas diretamente para a Previdência Social e agora são lançadas no eSocial. Conheça as principais mudanças:
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
Informar todo atestado que vier a ser emitido, seja qual o motivo, período ou espécie (afastamento, demissional ou de mudança de função).
Trabalhos expostos a riscos ambientais
Trabalhadores expostos a riscos químicos, biológicos, ergonômicos e mecânicos devem correlacionar e lançar na tabela 7 do eSocial tanto esses dados quanto as informações geradas pelo médico do trabalho responsável pelo PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional). No caso de mudança de função do funcionário, se algum risco deixar de existir, deve ser comunicado e retirado dos informes.
Atividades desempenhadas
Todas as atividades desempenhadas pelo trabalhador, sem exceção, por mais simples que forem consideradas, devem ser informadas no eSocial por meio dos códigos descritos no PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e no LTCAT (Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho).
Prevenção de riscos
O uso dos equipamentos de proteção coletiva (EPC) e individual (EPI) também devem ser informados no eSocial. Junto com isso, deverão ser informadas as técnicas de medição dos riscos e a sua periodicidade de substituição, higienização e treinamentos para uso.
Condições diferenciadas de trabalho
No eSocial estão previstas nove condições diferenciadas de trabalho nas quais os trabalhadores podem se enquadrar. Esse enquadramento também deverá ser informado nesse documento. Conheça quais são essas condições:
- a insalubridade;
- a periculosidade;
- o fator de risco;
- o membro de SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho);
- o designado da CIPA;
- o trabalhador treinado para utilizar material de primeiros socorros;
- o empregado autorizado para trabalhar em instalações elétricas;
- o empregado autorizado a operar e intervir em máquinas;
- o responsável técnico pela segurança em espaço confinado.
Essas condições de trabalho têm validade de um ano. Caso ocorra alteração em alguma delas, para evitar incompatibilidade no quadro de funcionários e notificações no momento de vistorias do Ministério do Trabalho, a empresa deverá reportar de imediato essa nova condição no eSocial.
Comunicação de acidente de trabalho
Com o eSocial, o CAT deve ser comunicado no dentro do prazo de até um dia após a ocorrência do acidente. Suas informações serão preenchidas nas tabelas desta plataforma eletrônica e substitui o lançamento de dados que antes era feito para a Previdência Social.
Como elaborar o PPP?
Para elaborar o PPP adequadamente é aconselhável que você siga alguns procedimentos, de modo que o lançamento de dados aconteça de maneira organizada. Veja as dicas que preparamos.
Tenha um banco de dados
Bancos de dados são arquivos contendo informações de operações que serão ou já foram executadas. Há pouco tempo eram elaboradas em papel e armazenadas em pastas e armários de aço. Atualmente, a tecnologia permite que possam ser elaboradas por meio eletrônico, com uso de softwares e armazenamento em nuvem.
Um banco de dados para o PPP deve conter informações de todos os funcionários, com documentos comprobatórios e detalhes das atividades executadas por eles na rotina de trabalho. Dessa maneira, será mais fácil, rápido e minimizará a possibilidade de erros quando você lançar os informes na tabela do eSocial.
Elabore o documento conforme PPRA, PCMAT e PGR
O PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), PCMAT (Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria de Construção), direcionado para atividades de construção civil, e o PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) são documentos de preenchimento obrigatório que definem políticas e diretrizes de funcionamento das empresas. São regulamentados respectivamente pelas normas NR 9, 18 e 22.
Todos esses documentos contêm dados importantes relacionados com a segurança do trabalho. A partir disso, ao elaborar o PPP, você deve aproveitar as informações que estão descritas em cada um deles. Assim, evitará erros, duplicidade de informações e ainda preencherá o formulário mais rapidamente. Isso previne o retrabalho e possíveis penalidades, caso tenha que comprovar dados para o INSS.
Realize o controle adequado das informações dos exames médicos
Os exames médicos ocupacionais e exames complementares fazem parte do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e são regulamentados pela NR 7. Após serem realizados pelo funcionário devem ser lançados no eSocial em um formulário de Monitoramento da Saúde do Trabalhador denominado: S-2220. O médico do trabalho é responsável pela elaboração PCMSO da empresa.
O médico deve ter conhecimentos sobre o ambiente, as condições de trabalho e os riscos a que está ou será exposto cada trabalhador do estabelecimento a ser examinado. Deve conhecer também as possíveis ocorrências de fatores de risco por natureza, concentração ou intensidade e tempo de exposição — isso está descrito no evento S-2241 do PPP.
Portanto, todos esses dados devem ser relacionados adequadamente para cada funcionário, para evitar atrasos na época da concessão de aposentadoria, penalidades para empresa e custos com causas judiciais. Dada a importância desse evento, contrate apenas médicos do trabalho devidamente habilitados e de confiança.
Integre esses dados em um sistema eletrônico
Procure integrar todas as informações dos programas exigidos pelas Normas Regulamentadoras em um sistema eletrônico buscando uma maneira de relacionar seus dados com as solicitações dos campos do eSocial.
Acesse o formulário no site da Previdência
O formulário do PPP, assim como as suas instruções de preenchimento, está acessível ao público no site da Previdência Social. Para isso basta acessar o link de formulários para ter acesso a esse documento e obtê-lo no formato PDF (Portable Document Format).
Quem são os responsáveis pelo PPP?
Conforme o artigo 15 do PCSS (Plano de Custeio de Seguridade Social), os empregadores são os responsáveis pela emissão PPP. Logo, podemos entender que são as seguintes instituições e estabelecimentos:
- empresas empregadoras, inclusive as micros e as pequenas;
- cooperativas de trabalho ou de produção;
- Órgão Gestor de Mão de Obra, também conhecido como OGMO, que são entidades sem fins lucrativos que atuam normalmente no setor portuário;
- sindicatos de categorias.
Quais as implicações quanto a não emissão?
De acordo com o RPS (Regulamento da Previdência Social), no Decreto 3048 de 6 de maio de 1999, estão previstas multas para empregadores que não fornecerem informações previstas em lei para o INSS. Portanto, sonegar o PPP implica nessa condição.
Na alínea “o”, inciso II, art. 283 deste decreto, estão previstos valores que podem variar de R$ 636,17 (seiscentos e trinta e seis reais e dezessete centavos) a R$ 63.617,35 (sessenta e três mil, seiscentos e dezessete reais e trinta e cinco centavos).
Segundo o art. 373 do mesmo decreto, os valores expressos em moeda corrente, exceto aqueles citados no art. 288, serão reajustados nas mesmas épocas e com os mesmos índices utilizados para o reajustamento dos benefícios de prestação continuada da Previdência Social.
Além disso, saiba que elaborar o PPP com informações falsas é considerado crime de falsidade ideológica, de acordo com os termos do artigo 297 do Código Penal Brasileiro. Caso faça a opção de terceirizar o SESMT (Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho) da sua empresa, fique atento com a seriedade e idoneidade da sua contratada.
Quais os principais erros no preenchimento do PPP?
Tanto as empresas quanto os gestores de segurança e do RH que não têm o hábito de preencher o PPP costumam cometer alguns enganos ao elaborar esse documento. Conheça os erros mais corriqueiros e procure evitá-los para não o apresentar de maneira incompleta ou inadequada.
Ausência ou erro na assinatura
As assinaturas no PPP devem ser dos funcionários dos setores de segurança do trabalho e do preposto dos recursos humanos (RH) da empresa contratante e não do profissional que preencheu o documento, a menos que ele também faça parte dessas equipes. Deixar o espaço de assinatura em branco também é considerado erro de preenchimento no formulário.
Desrespeitar o período de troca do EPI
Cada equipamento de proteção individual (EPI) tem seu prazo de validade estipulado pelos fabricantes. Quando a empresa lança a data de entrega deste equipamento no PPP, deve ficar atenta em qual data deverá fornecer outro novo para o funcionário, mesmo que esteja higienizado e em boas condições de uso. Caso isso não aconteça, o empregador poderá ser penalizado.
Para evitar transtornos com o Ministério do Trabalho e Previdência Social, crie o hábito de lançar a data de entrega juntamente com a de substituição. Se possível, utilize um software que envie um alerta informando a proximidade de troca do equipamento de proteção do funcionário.
Falta de registro de fornecimento do EPI
A falta do registro de fornecimento dos EPIs para os funcionários e os treinamentos para o uso correto desses equipamentos também são falhas que comprometem a emissão correta do PPP. Portanto, fique atento a esse procedimento e nunca entregue qualquer equipamento sem a sua devida anotação no formulário.
Não comprovar a higienização e manutenção dos EPIs
Conforme preconiza a NR 6, a empresa é a responsável legal pela manutenção e higienização dos EPIs fornecidos para os seus funcionários — mesmo que o funcionário cuide do seu equipamento. O empregador deve comprovar a limpeza e os cuidados para manter os equipamentos de proteção em perfeito estado de uso.
Com base nessa exigência, o procedimento de comprovação deve ser lançado no PPP. Caso o empregador não realize o envio dessa informação no formulário estará cometendo um erro de preenchimento.
Gravidez é motivo para emissão do PPP?
A gestação não é motivo para a emissão do PPP, visto que não se relaciona com a aposentadoria da trabalhadora. Deve-se ficar entendido que para essa situação existe legislação própria que abrange período de afastamento, de retorno, entre outros. Dessa forma, é desnecessário emiti-lo nessa ocasião.
Uma empresa pode solicitar PPP na contratação?
O PPP não pode ser exigido por empresas na época de contratação de funcionários. Por isso, ele só deve ser emitido a pedido do próprio funcionário ou da Previdência para fins de aposentadoria. Essa atitude tem o intuito de evitar possíveis atos discriminatórios advindos de eventos anteriores.
O PPP substitui os exames admissionais e demissionais?
O PPP é um documento exigido pela Previdência Social e o seu preenchimento via eSocial veio para facilitar o seu envio e armazenamento. Isso não faz com que venha a substituir qualquer outra documentação e procedimentos exigidos pelas Normas Regulamentadoras e demais legislações vigentes. Cada exame tem seu próprio embasamento e função própria.
Na ocorrência de erro de informações como proceder?
Caso o empregador tenha encaminhado alguma informação para a Previdência Social e identifique que existe divergência com a Carteira de Trabalho (CTPS) do trabalhador, recomenda-se que a empresa providencie junto ao INSS uma justificativa apartada. Isso evitará que este órgão determine uma diligência in loco e prejudique o prazo de concessão da aposentadoria do solicitante.
Portanto, sabendo o que é PPP, sua importância para os funcionários atuais e para aqueles que já se desligaram, para o seu estabelecimento e para a Previdência Social, siga os passos que propomos neste material. Assim, cumprindo a legislação, a empresa evitará transtornos com os envolvidos, além de colaborar com a segurança do trabalho.
Caso a sua agenda não possibilite o acompanhamento regular e atualização do PPP, além do treinamento de prevenção de acidentes e do uso correto dos equipamentos de proteção individual e coletivo, você deve buscar ajuda em empresas especializadas. Saiba que nelas existem profissionais preparados para essas demandas.
Agora que já conhece as informações mais relevantes relativas ao preenchimento do PPP, continue no nosso blog e conheça os impactos do eSocial na segurança do trabalho!
